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湖南省“双一流”高校档案信息化管理探求

日期:2021年06月29日 编辑:ad201107111759308692 作者:w88手机登录下载 点击次数:95
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本文是一篇职称w88发表,笔者认为档案的信息化管理技术是当下湖南省各大高校值得投入资金和人力的先进性技术,是高校档案管理工作先进性、大发展的凭依,是整个社会档案管理体系不断完善的重要工具。但档案信息化管理作为全社会的发展方向,不能仅仅依靠档案部门和单位,各个高校部门都要提供相应的支持,当然也包括社会公众的共同努力,才能最终实现档案信息化管理的目标。但由于可查资料和调查时间的局限性,笔者又是即将毕业的研究生,缺乏对档案管理工作的经验和心得,调查对象存在一定的限制,问卷的问题又比较浅显,无法去深层次的清楚了解。


第 1 章 绪论


1.1 研究背景及意义

1.1.1 研究背景

档案工作是一项很重要的特殊任务,是进行社会主义建设和开展历史研究等工作的前提条件。高校档案工作在整个高校工作中处于基础的位置,其支持并服务于高校的教学、科研、思想教育、校务管理等工作,是衡量高校综合管理水平的一项重要指标。同时,高校档案具有维护高校历史面貌、为各种服务提供依据、为学校决策提供参照和促使档案文化繁荣的功能。高校档案拥有的这些功能使其在高校文化育人、社会公共服务等方面发挥着越来越重要的作用。事实也证明,高校档案在教学、科研、育人、改革等方面发挥着日益重要的影响力,不断地推进高校内涵式的发展。

然而,随着信息化建设的不断推进和社会教育体制地不断改革,高校档案管理工作的内容及方式也发生了翻天覆地的变化,不可避免的,受传统教育体质观念的冲击,高校档案管理工作在开展的过程中暴露出了诸多问题,这就在一定程度上减缓了高校档案信息化的进程。而对档案进行信息化管理更便于人们利用档案,满足相关人员的需要,从而提高工作的效率。

为加强档案信息化的管理,2016 年国家档案局印发了《全国档案事业发展"十三五"规划纲要》。其为我国档案事业的发展指明了方向,具体指出了我国档案事业现阶段存在的不足同和未来的发展要求,它是档案事业在法律体系上的完善。其还指出,随着“四个全面”战略决策的不断推进和实施,档案工作在这一过程中怎样不断适应法治中国建设,怎样适应信息不断公开化的趋势,怎样应对社会对档案工作需求不断提升的服务,怎样提高现代复合型人才的培养水平,对我国档案信息化未来的管理提出了高要求。2017 年,李明华教授在全国档案局长会议上对过去五年的档案事业工作做出了全面总结,并对档案工作做出的成绩给予了肯定,同时表达出对档案信息化管理工作的期盼。2018 年,湖南省发展和改革委员会印发了《湖南省人民政府关于印发<湖南省全面推进一流大学与一流学科建设实施方案>的通知》(湘政发[2017] 3 号),该通知公布了湖南大学、中南大学、国防科技大学、湖南师范大学、湘潭大学、湖南农业大学、长沙理工大学等 22 所学校入选湖南省双一流高校。

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1.2国内外研究现状

笔者分别以“档案+信息化”“档案+信息化+管理”“高校+档案+信息化”“高校+档案+信息化+管理”“双一流高校+档案+信息化”“双一流高校+档案+信息化+管理”的英文作为检索项,在 Science Direct 数据库(1993-2019)、Academic SourcePremier 数据库(1995-2019)和 EBSCO 数据库(1996-2019)中进行搜索,搜索结果见表 1-1。

表 1-1 外文期刊文献检索情况(单位:篇)

表 1-1 外文期刊文献检索情况(单位:篇)

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第 2 章 湖南省双一流高校档案信息化的调查情况


2.1 管理主体层面

2.1.1 档案信息化管理人员的数量

档案信息化管理是经济时代下的产物,是一个不同于其他领域的新兴领域,因此在档案信息化建设和可持续发展的问题上,相关人员在这其中扮演者越来越重要的角色。因此,高校应该更加注重培养与档案信息化管理相适应的管理人才,从而更好地满足档案信息化管理人员方面的需求。此外,因为档案信息化管理是一项体系化的工程,因而,有关合理结构化队伍的构建工作显得尤为重要。同时,对档案信息化管理工作所需的人才体系的认识和掌握是进行档案信息化管理的基础。笔者经过对中南大学、湖南大学、湖南师范大学、湘潭大学等高校档案信息化管理人员的构成概况进行了调查,调查结果如下:

表 2-1 档案信息化管理人员数量

表 2-1 档案信息化管理人员数量

从表中可以看出:90%以上的学校都配有档案信息化管理人才。

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2.2 管理客体层面

2.2.1 档案信息化管理软硬件设施情况

档案信息化管理研究的最终目的还是要把档案信息管理技术运用到实际的档案管理工作中去。档案管理这项工作如果单纯依靠工作人员手工来进行,这样是非常繁琐的,既浪费时间,又浪费精力,而且效率极低,所以档案信息化管理也就体现出来它的优势了,档案信息化管理拥有着手工操作没有的自动性、实时性、网络性等特性。而且信息化管理还可以重复利用,一次录入可多次使用,还能做到实时搜索和查找,达到一劳永逸的效果。但是高校要实现以上的效果,除了录入数据外,还必须要有档案管理方面使用的相关硬件设施和设备,物质基础是一件工作完成与否所必需的条件。除了硬件以外,还必须有相关的软件支持,这就需要档案信息化管理人员依据当下高校档案信息化管理的特点去开发相关的软件系统。只有软件系统和硬件设备相匹配了,才能更好地应用于档案信息化管理的工作。在这基础之上,档案信息化管理人员还要想办法与外界网络相结合。如果单纯地做一个只能应用于高校自身系统的软件系统,不与局域网外的互联网相联系,迟早是要被淘汰的。现在信息化高速发展的时代,云系统已经成为了一种时代潮流,所以我们必须建立一个与外界网络相通的完整系统,这样才能跟上社会的发展步伐。

无论是硬件设施还是系统软件都要保证他们自身的完整。硬件设备对于档案信息化管理工作是必不可少的,包括:计算机、交换机、打印机、服务器、存储设备、安全防护器、案数字化加工设备、光盘、软盘以及路由器等。同时系统软件是内部运行的保障,包括:计算机的数据库管理系统、操作系统软件、语言翻译系统、监控系统、安全管理系统、杀毒系统、调试系统、存储系统。还有外网和内网、专网等其他系统的开发和建立等。然而,做到这些还是不够的,归根到底档案信息化管理系统的运作依靠的还是计算机网络,网络作为档案管理和档案查阅的重要途径,对档案信息系统的影响是根本性的。

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第 3 章 湖南省“双一流”高校档案信息化管理的现状分析.........................26

3.1 湖南省“双一流”高校档案信息化管理取得的成果...........................26

3.1.1 档案信息化管理人员队伍基本合理.......................26

3.1.2 基本具备高校档案信息化管理的设施基础....................27

第 4 章 湖南省双一流高校档案信息化管理优化策略...............35

4.1 提高档案信息化程度........................35

4.1.1 健全档案信息化基础设施...........35

4.1.2 成立专门的档案信息化管理机构......................35

第 5 章 总结与展望............................39


第 4 章 湖南省双一流高校档案信息化管理优化策略


4.1 提高档案信息化程度

4.1.1 健全档案信息化基础设施

档案的信息化管理的建设之路是一个“大工程”,不仅耗时耗力,还需要非常高的投入,前期的工作尤其耗费财力,需要投入大量资金购置相关软硬件设备。档案的信息化健身很难在短期内看到成效,它是一个需要长期坚持的过程。但是一旦前期的基础设施与当前档案信息化管理工作水平不相适应,其就会导致后期的工作难以维系,势必会严重影响档案信息化管理的进程。①从这些时间对湖南省双一流高校的调查过程中发现,各个高校的基础设施都已经初具规模,但从软硬件的设备的数量和质量来看还是相对不够完善,其中关键性设备防磁声像柜的数量寥寥无几。所以基础设施的建设和配置已经刻不容缓,湖南省双一流高校还需加大投资力度,让基础设施得以保证,为档案信息化的管理保驾护航。

4.1.2 成立专门的档案信息化管理机构

高校档案信息化管理机构是专门为档案信息化管理而设立的,不管在人员的管理上还是在设备的配备方面都有一定的专门性。其目的在于更好的开展学校的档案信息化管理工作。学校应根据自身的办学水平等情况,将档案信息化管理机构的成立工作纳入到学校的长短期计划和学校发展的总体计划中,投入相应的资金,成立专门的档案信息化管理机构,从而更好地进行专业分工,提高工作的效率和档案信息化管理的水平,促进高校更好的发展。

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第 5 章 总结与展

在这个追求信息便捷化、高效化的时代,信息技术的运用得到了空前的发展,这不仅要重视到信息的速度,更要注重到信息的质量,质量是信息化发展的保障,是我们共同渴求的。湖南省双一流高校档案信息化管理水平的发展直接决定了是否能与这个社会需求相匹配,这就是我们要发展高校档案信息化管理的动力。本文就湖南省双一流高校档案信息化管理的现状进行了分析,并实地采访了众多档案管理者的工作管理经验,取其精华,去其不足,同时还了解到了他们工作的成果,希望这些成果在以后的高校档案信息化管理中能得到充分的利用。另外,通过对调查现状的分析,笔者总结出了其存在的问题并就针对存在的问题分析产生该问题的原因,全力找到纠正方法,尽我们最大的努力去解决这些问题,在以后的工作中减少失误,为推进湖南省双一流高校档案信息化管

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